Agencje marketingowe przestawiają się w pełni na pracę zdalną

W środę Ministerstwo Zdrowia poinformowało o 30,6 tys. nowych zakażeniach koronawirusem. - Wkroczyliśmy w piątą falę, która będzie dynamicznie się rozwijała - stwierdził szef resortu Adam Niedzielski. Poinformował, że administracja publiczna przechodzi na pracę zdalną, zaapelował o jak największe korzystanie z takiego trybu przez prywatne firmy.

Niedzielski przekazał, że "w przyszłym tygodniu możemy mieć do czynienia z poziomami zakażeń nawet powyżej 50 tys.". "Jest to sytuacja, która stanowi ogromne ryzyko dla wydolności systemu opieki zdrowotnej" - ocenił Niedzielski. Dodał, że razem z wojewodami i Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji dołożyli starań, aby infrastruktura covidowa nie zmniejszała się. "Bieżąca sytuacja epidemiczna pokazała, że to była dobra decyzja" - zaznaczył.

Niedzielski podkreślił, że obecna sytuacja wymaga podejmowania specjalnych kroków. "Zdecydowaliśmy o wprowadzeniu obowiązku przejścia na prace zdalną w administracji publicznej" - przekazał szef MZ. "W ciągu najbliższych dni zostanie przygotowane rozporządzenie epidemiczne, które obowiązek tego typu nałoży na wszystkich pracodawców publicznych w administracji, oczywiście z wyjątkiem tych zadań, które muszą być realizowane na rzecz obywateli i które muszą być realizowane w tradycyjnym modelu pracy" - dodał Niedzielski.

Zaapelował do wszystkich pracodawców w Polsce, do wszystkich osób odpowiedzialnych za organizację pracy o to, "by w miarę możliwości, na ile jest to w poszczególnych branżach możliwe, praca zdalna znowu stała się standardem". Wskazał, że jeśli nie zmniejszy się mobilność, nie zmniejszy się liczby okazji do transmisji wirusa, "to, niestety, musimy liczyć się nadal z tak bardzo dynamicznym wzrostem liczby zakażeń."

Powrót do pracy zdalnej

W związku z obecną sytuacją epidemiczną część agencji marketingowych (reklamowych, PR, mediowych) wraca do pracy zdalnej.

Grupa Dentsu Polska, do której należą takie agencje jak iProspect, Carat, Isobar podjęła decyzję o przesunięciu o dwa miesiące pełnego wdrożenia nowego modelu pracy hybrydowej. Teraz większość pracowników pracuje zdalnie, a jedynie w razie konieczności pojawia się w biurze. - Liczymy, że do marca sytuacja epidemiczna się ustabilizuje i będziemy mogli częściej korzystać z biura jako miejsca pracy i miejsca spotkań - mówi Anna Tokarek, external communications manager w dentsu Polska.

Ponadto w firmie codziennie dezynfekowane są biurka i wszystkie powierzchnie styczne. W biurze dostępne są środki dezynfekujące i maseczki, zrobiony został dodatkowy przegląd klimatyzacji i wymiana wszystkich filtrów.

Dla pracowników którzy mogli zarazić się w biurze lub podczas pełnienia obowiązków służbowych dostępne są testy na Covid-19. Przy większych spotkaniach, szkoleniach czy wyjazdach służbowych istnieje możliwość przebadania uczestników szybkimi testami antygenowymi.

Wymagane testy, biuro tylko dla zaszczepionych

Pracownikom GroupM, czyli grupy do której należą domy mediowe Wavemaker, MediaCom, Mindshare zalecono wczoraj do odwołania tryb pracy zdalnej. Praca w biurze jest możliwa tylko w sytuacjach, które wymagają obecności w biurze i nie można wykonać obowiązków w formie zdalnej.

Osoby przebywające w siedzibie agencji mają bezwzględny obowiązek noszenia maseczek podczas przemieszczania się i przebywania w częściach wspólnych biura (windy, korytarze, toalety, kuchnie), załatwiania spraw, rozmów i spotkań z innymi osobami.

Zarekomendowano organizowanie zarówno spotkań wewnętrznych, jak i z klientami w formule online. Jeśli zorganizowanie spotkania jest jednak niezbędne, a odbywa się ono w biurach spółek należących do GroupM, wszyscy członkowie spotkania mają obowiązek wykonania testu, który można pobrać w recepcji.

Zalecenie pracy w trybie zdalnym wprowadzono wczoraj także w Hill&Knowlton Strategies. Biuro firmy w Koneserze pozostaje otwarte dla wszystkich chętnych osób - pod warunkiem jednak, że są zaszczepione dawką przypominającą i/lub przechorowały Covid w ciągu ostatnich 2 tygodni.

Praca zdalna od kilku tygodni

Niektóre agencje zmiany w organizacji pracy wprowadziły już kilka tygodni temu, kiedy to pojawiły się pierwsze doniesienia o kolejnej fali pandemii i nowym wariancie Omikron.

I tak model hybrydowy zastąpiono pracą zdalną w Grupie OMD Polska. - Mamy wypracowane procedury bezpieczeństwa, nad których prawidłowością czuwa dedykowany pracownik z odpowiednimi kwalifikacjami. Chcąc zapewnić komfort pracy, w zasadzie od wybuchu pandemii (tak szybko, jak to było możliwe dla sektora prywatnego) zaoferowaliśmy bezpłatne testy dla pracowników i ich najbliższych. Dla osób chętnych praca w biurze jest możliwa i wielu naszych kolegów z niej korzysta - mówi Karolina Szewczyczak, senior HR/employer branding specialist w OMD.

Pracę zdalną od kilku tygodni stosuje też Grupa Walk. - Bezpieczeństwo naszych pracowników jest dla nas absolutnym priorytetem, dlatego już kilka tygodni temu z systemu hybrydowego wróciliśmy do pracy zdalnej. Biuro nadal pozostaje otwarte i jeżeli ktokolwiek z zespołu ma wyjątkową sytuację związaną z potrzebą przyjechania do biura, może ją zgłosić do swojego przełożonego. Jeśli nie ma w tym czasie zbyt wielu takich zgłoszeń, nasza przestrzeń biurowa jest dostępna. Indywidualne podejście do każdej prośby wynika z tego, że chcemy uniknąć spotkań w większych grupach, aby zminimalizować ewentualne rozprzestrzenianie się wirusa - informuje portal Wirtualnemedia.pl Tomasz Dembiński, CEO Walk Creative.

W całym budynku zachowywane są wszelkie zasady bezpieczeństwa, od wejścia do windy, przez recepcje aż po konkretne stanowiska pracy.  Dodatkowo jeżeli ktoś zdecyduje się na obecność w biurze może skorzystać z szybkiego testu antygenowego, dostępnego w recepcji firmy.

Havas Media Group pracuje w hybrydowym modelu pracy, w którym pracownicy indywidualnie ustalają sobie harmonogram pracy.
- Obserwujemy, że w biurze danego dnia nie ma więcej niż 40 proc. wszystkich pracowników. Jeśli jednak pojawią się wytyczne dotyczące przejścia na zdalny tryb pracy, oczywiście się do nich zastosujemy - zapewnia Anna Maciągowska, head of HR
Havas Media Group Poland.

Spotkania biznesowe tylko online

W agencji Solski Communication pracę zdalną zalecono już w październiku 2021 roku. Dotyczyło to przede wszystkich tych pracowników, którzy korzystają z komunikacji publicznej - a tych jest większość.

- A co do pozostałych osób - upoważniłem szefów działów do indywidualnego ustalania harmonogramu ich obecności w biurze. Od tego czasu w biurze przebywają zazwyczaj tylko 3-4 osoby (na 29) - przy czym przyjeżdżają do pracy nie dlatego, że ktoś im to nakazał, ale dlatego, że odczuwają taką potrzebę - pracujemy często w zespołach zajmujących się danym projektem czy klientem i  kontakty telefoniczne czy maile nie są tak efektywne, jak kontakt bezpośredni, szybka wymiana opinii czy podzielenie się pomysłem. Być może teraz - w zależności od wymagań ustawowych - trzeba będzie nawet z takiej niewielkiej obecności zrezygnować - mówi Ryszard Solski, prezes i CEO agencji Solski Communications.

Większość spotkań biznesowych od wielu miesięcy odbywa się w formule online. - Nasi klienci w pełni to akceptują - nie znam żadnego wypadku, aby ktoś z nich takie podejście zakwestionował – dodaje Ryszard Solski.

Praca zdalna się sprawdziła, nie stwarza problemów

W wielu agencjach zmiany organizacji pracy nie są konieczne - firmy te pozostały przy rozwiązaniach wprowadzonych podczas poprzednich fal pandemii. Tak jest m.in. w Grupie Ogilvy.

Anna Chyłek, HR&PR director przekazała, że ten model się sprawdza, co więcej, z rozmów z zespołem wynika, że taki tryb pracy bardzo wszystkim odpowiada. - W okresie "bezpieczniejszym", to jest po tym, jak większość osób była już zaszczepiona, a wiosenno - letni okres z jednej strony zakończył czas tradycyjnych przeziębień, z drugiej zaś pozwalał na wybieranie różnych form transportu otworzyliśmy biuro dla chętnych. Nigdy nie było oczekiwania, aby ktoś pojawił się w biurze, pozostawało to do decyzji pracowników. W ramach poszczególnych zespołów pojawiały się oddolne inicjatywy, aby w konkretny dzień spotykać się w biurze, natomiast wciąż było to całkowicie dobrowolne – mówi. Wraz ze wzrostem liczby zakażeń spotkania te jednak stały się sporadyczne.

Agencja Ancymony już w 2020 roku przyjęła model remote-first, niezależnie od skali pandemii. Nie powoduje to żadnych problemów z realizacją zleceń. W trybie zdalnym pracuje na ten moment 95 proc. osób.

W firmie od początku pandemii systematycznie aktualizowane są informacje dotyczące zasad bezpieczeństwa w biurze. Wydzielono mniejsze salki na spotkania, zaopatrzono wszystkie pomieszczenia w maseczki oraz środki do dezynfekcji rąk i powierzchni. W związku z obecną falą wersji Omikron poproszono pracowników, by przez najbliższe tygodnie nie pojawiali się w biurze, jeśli nie jest to absolutnie konieczne.  

W grupie Mediabrands, do której należą agencje UM, Initiative, Reprise do biura mogą przyjeżdżać tylko osoby z certyfikatem szczepienia oraz osoby niezaszczepione, ale tylko na wniosek przełożonego i po wcześniej wykonanym teście (na koszt firmy).

Każda z tych osób (i zaszczepieni i ci z testami) musi także zarezerwować biurko, więc firma ma kontrolę nad tym kto i kiedy przychodzi.

Jeśli jest potrzeba zorganizowania spotkania w biurze konieczna jest zgoda przełożonego, działu HR i office managera. Już kilka tygodni przed świętami maksymalnie ograniczono spotkania w biurze. Obecnie do biur grupy przyjeżdża najwyżej kilka do kilkunastu osób spośród ok. 350 pracowników grupy.

Zdalnie pracuje też od dłuższego czasu zespół agencji DDB Warszawa – biuro jest używane rzadko, wyjątkowo i przez małą grupę ludzi. Obowiązują rygorystyczne procedury, do tego 90 proc. pracowników jest zaszczepionych.

Praca zdalna już standardem

Politykę pracy zdalnej stosuje też - niemal od 2 lat - Grey Group. Ponad 80 proc. zespołu agencji na co dzień pracuje z domu - wyjątkiem są osoby, których obowiązki muszą być realizowane w tradycyjnym modelu pracy. Pracownikom, którzy pracują stacjonarnie firma zapewnia płyny do dezynfekcji, maseczki, a także możliwość korzystania z obszernych przestrzeni Centrum Praskiego Koneser. Pozwala to na zachowanie dystansu fizycznego i utrzymanie wymogów sanitarnych. Jak przekazano nam w Grey Group, takie rozwiązanie realizowane jest od początku pandemii i przygotowane zostało z myślą o długoterminowym zastosowaniu.

Praca zdalna jest standardem w agencji SEC Newgate CEE,  - Nasza agencja powstała w czasie pandemii, dlatego nasi pracownicy pracują zdalnie, a stworzona infrastruktura bazuje na pracy online. Nasze biuro bardziej jest miejscem dobrowolnych spotkań niż obowiązkowym miejscem pracy. Jesteśmy w 100 proc. elastyczni i tworzymy możliwości, z których nasi ludzie mogą korzystać całkowicie wedle swojego uznania - mówi portalowi Wirtualnemedia.pl Zofia Bugajna-Kasdepke, founding partner agencji.

Dodaje, że biuro to hub, tu jest przestrzeń na tworzenie relacji, strategiczne spotkania i burze mózgów.  - Wszyscy nasi pracownicy są zaszczepieni, i mimo że ta decyzja wynika z ich osobistych przekonań, to bardzo nas cieszy. Nie mamy obowiązkowych testów, wierzymy w zdrowy rozsądek i odpowiedzialność wobec innych – dodaje. Spotkania z klientami dotychczas w 95 proc. odbywały się online, teraz w całości będą prowadzone zdalnie.

Zmiany w organizacji pracy w obecnej sytuacji epidemicznej nie są konieczne w agencji Alert Media Communication. - Już pracujemy w systemie bardzo elastycznie dostosowanym do warunków epidemiologicznych. Każdy z pracowników sam decyduje, czy woli pracować zdalnie, czy lepiej pracuje się jej lub jemu w biurze. I mogę powiedzieć, że mamy tu pół na pół. Część woli pracę zdalną - części lepiej pracuje się w biurze, np. tylko niektóre dni tygodnia. Mamy część pracowników w ogóle nie mieszkających w Warszawie, a nawet w Polsce - tu wyłącznie realizujemy pracę zdalną.  Cały ten system oparty na zaufaniu i kompetencjach sprawdza się świetnie, bo efektywnośc pracy jest wciąż na bardzo wysokim poziomie, co potwierdzają klienci. A pracownicy cenią sobie wolność wyboru – mówi Adam Łaszyn, CEO agencji.

Większość spotkań z klientami realizowana jest zdalnie. Wybrane - zwłaszcza dotyczące strategicznych lub kryzysowych spraw albo dedykowane szkolenia - odbywają się hybrydowo lub off-line (zwłaszcza szkolenia indywidualne wymagają bezpośrednich interakcji). Spotkania off-line zawsze realizowane są przez konsultantów w pełni zaszczepionych i z paszportami covidowymi.